Comment réussir sa comptabilité : conseils pour les créateurs d'entreprise

La comptabilité est bien souvent une corvée pour les indépendants et la plupart des entrepreneurs. Nos explications et nos conseils vous aideront à y voir plus clair et à réaliser une comptabilité en bonne et due forme en toute facilité. Les créateurs d'entreprise et les start-up notamment doivent ici se montrer très consciencieux : en effet, des erreurs de comptabilité peuvent vite coûter très cher !

Petit rappel avant de commencer : Qu'est-ce qu'au juste la comptabilité et à quoi sert-elle ?

 

Le terme de comptabilité désigne l'unité d'organisation d'une entreprise qui est chargée de la tenue des comptes. La tenue des comptes signifie l'enregistrement complet de toutes les opérations commerciales sur la base de leur occurrence et des éléments qui les constituent. Si vos livres comptables sont correctement tenus, toute personne qui les comprend en les lisant, peut, en peu de temps seulement, suivre et avoir un aperçu de l'intégralité de votre exercice comptable. Toutefois, si certaines choses demeurent confuses, voire même que des erreurs se sont glissées dans les livres, vous risquez de subir des sanctions. En Allemagne, toutes les grandes entreprises et sociétés de capitaux sont obligées de tenir une comptabilité. Elles doivent donc mener une comptabilité dite en partie double, et faire état de cette dernière, régulièrement, auprès de l'administration fiscale compétente. Ces déclarations sont importantes pour l'État car elles lui permettent de vérifier si une entreprise paye suffisamment d'impôts. La plupart des sociétés utilisent la comptabilité obligatoire le plus possible dans leur intérêt : elles analysent les données correspondantes et peuvent ainsi prendre des décisions fondées sur des faits pour l'avenir. La vue précise offerte par une comptabilité exacte permet souvent de discerner les faiblesses ou les forces d'une entreprise qui, dans le cours normal des activités du quotidien, passent inaperçues. À travers ce processus de suivi des coûts, que l'on appelle souvent « contrôle des dépenses », les sociétés veillent à garantir leur stabilité financière et leur réussite à long terme. En fin de compte, la comptabilité et la tenue des comptes servent donc deux objectifs : d'une part, la déclaration des résultats auprès des autorités, et d'autre part, l'obtention d'une vue d'ensemble sur sa propre entreprise. 


Que devez-vous faire pour réaliser une comptabilité en bonne et due forme ?

 

Que vous utilisiez un logiciel de comptabilité, ayez recours à un comptable ou fassiez votre propre comptabilité, vous devez prêter attention à certaines choses et comprendre certains rapports. Sinon, vous risquez de connaître un réveil douloureux lors de votre prochain contrôle fiscal. Nous avons réuni 4 conseils de comptabilité qui concernent en particulier les créateurs d'entreprise et les start-up, mais offrent une plus-value à la quasi-totalité des entreprises. Quiconque suit ces conseils, deviendra un maître en comptabilité. 


1.    Apprenez les règles du jeu. 

En Allemagne, une attention toute particulière est portée au bon déroulement des processus. Il existe des directives précises concernant les types de document, ainsi que la date et le lieu où ces derniers doivent être délivrés. Ce système veille à un déroulement efficace des opérations, mais représente parfois un défi pour les entrepreneurs. La bonne nouvelle est que vous ne devez pas étudier l'intégralité de l'appareil juridique pour pouvoir gérer une entreprise à succès. Cependant, vous devez particulièrement bien vous familiariser avec l'ensemble des réglementations qui vous concernent, vous, votre modèle d'entreprise et votre entreprise. En matière de comptabilité aussi, il existe un certain nombre d'obligations à remplir. Quiconque manque de le faire, risque de se confronter à des sanctions sévères. D'ailleurs, la protection des données ainsi que les « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Principes allemands portant sur la gestion et la conservation en bonne et due forme des livres, enregistrements et documents sous forme électronique, ainsi que sur l'accès aux données) » donnent notamment souvent lieu à des sanctions. Nous avons établi pour vous deux listes brèves récapitulant les principales directives du RGPD (Règlement général sur la protection des données) et des GoBD.


RGPD

  • Transparence : Vous devez informer vos clients et partenaires de la manière dont vous utilisez leurs données.
  • Limitation des finalités : Il vous est interdit d'utiliser des données en vue d'une finalité pour laquelle l'une des parties concernées n'a pas donné son consentement.
  • Limitation des données : Vous ne devez recueillir que les données à caractère personnel qui vous sont nécessaires. 
  • Effacement : Vous devez pouvoir effacer les données ou des parties des données à tout moment, dans la mesure où une personne concernée ou le législateur le réclame. 
  • Formation : Vous devez former vos collaborateurs régulièrement en vue de les éclairer sur les exigences du RGPD. 
  • Délégué à la protection des données : Si un « traitement important de données à caractère personnel » a lieu chez vous, vous devez nommer un délégué à la protection des données. 

 

GoBD

  • Intangibilité : À compter de la date d'écriture, les documents et données doivent être enregistrés de sorte qu'ils ne puissent pas être modifiés ultérieurement. Toute modification doit être exactement documentée, et toutes les versions doivent être conservées dans leur intégralité.
  • Intégrité : Toutes les informations fiscales doivent être conservées dans leur intégralité.
  • Traçabilité : Toutes les données doivent être organisées de manière logique et traçable dans le temps.
  • Délais de conservation : Les bilans, les pièces justificatives, les calculs préliminaires et les calculs subséquents doivent être conservés pendant une durée de 10 ans. Un délai plus court ne s'applique qu'aux courriers commerciaux, qui doivent être conservés pendant 6 ans seulement.
  • Disponibilité : Tous les documents doivent être à tout moment disponibles et lisibles en machine sur toute la période prescrite.
  • Ponctualité : En règle générale, les comptabilisations doivent être faites dans un délai de 8 à 10 jours à compter de l'opération. La comptabilisation finale doit être réalisée au plus tard à la fin du mois suivant.

 

Les règles suivantes s'appliquent aussi bien pour le RGPD que pour les GoBD :

 

  • Obligation d'information : Une entreprise doit, à tout moment, pouvoir donner des renseignements sur la nature des données enregistrées, la manière dont elles sont enregistrées, la finalité, l'emplacement, la durée et la personne responsable de leur enregistrement, ainsi que l'identité des personnes qui y ont accès. Le délégué à la protection des données n'est pas le seul à pouvoir réclamer ces renseignements. En effet, chaque client peut à tout moment demander des informations sur la nature des données enregistrées le concernant et l'identité des personnes qui y ont accès. Par ailleurs, il convient également de communiquer ici les conditions dans lesquelles et la période au cours de laquelle un effacement des données a ou peut avoir lieu. Cette obligation d'information s'applique également dans le domaine de la comptabilité : si un contrôleur interroge une entreprise sur la nature des données enregistrées, la manière dont elles sont enregistrées, l'emplacement, la durée et la personne responsable de leur enregistrement, ainsi que l'identité des personnes qui y ont accès, celle-ci doit être en mesure de fournir ces renseignements.   

 

Même si le RGPD n'a aucune influence directe sur la comptabilité, il est important de toujours le garder à l'esprit. Étant donné qu'un client a toujours la possibilité de réclamer l'effacement des données le concernant, la comptabilité doit enregistrer l'ensemble des opérations séparément, et le client doit, le cas échéant, avoir connaissance des données que l'entreprise est tenue de conserver sur une durée prolongée, pour des raisons juridiques. À titre d'exemple, on peut citer notamment les coordonnées bancaires du client : il s'agit là de données à caractère personnel, lesquelles doivent, en vertu des GoBD, être conservées et lisibles en machine pendant une durée de 10 ans. Si un client réclame l'effacement de toutes les données le concernant, il convient d'attirer son attention sur le fait que cet effacement n'est réalisable que de manière limitée, afin d'éviter la présence de lacunes dans la comptabilité, qui pourraient donner lieu à des sanctions sévères. 

2.    Apprenez le vocabulaire.

 

Si, en tant que créateur d'entreprise ou start-up, la comptabilité est un domaine qui vous est parfaitement inconnu, un certain nombre de choses vous attendent. Il est donc important de bien vous préparer en apprenant le jargon économique de l'entreprise, comme si vous appreniez le vocabulaire d'une langue étrangère. Dans un premier temps, vous allez vous frotter à des définitions sèches telles que « Qu'est-ce que le chiffre d'affaires ? » ou « Qu'est-ce qu'un bilan ? », avant d'aborder, dans un second temps, l'application concrète : « Quelle est la différence entre le chiffre d'affaires et le bénéfice, et où ces éléments apparaissent-ils dans le bilan ? »
Si vous êtes déjà capable de répondre à ces questions, alors tant mieux. Mais il vous reste beaucoup à apprendre. Des termes tels que versement, recette, revenu, rendement, dépenses et coûts sont déjà connus de la plupart des créateurs d'entreprise dans le cadre du quotidien. Toutefois, dans le monde de la comptabilité, ces termes peuvent parfois présenter de grandes différences. C'est pourquoi il est important ici d'avoir une bonne vue d'ensemble. Même les personnes qui embauchent des comptables doivent se familiariser avec l'utilisation de ces termes techniques afin d'éviter tout malentendu. Nous avons créé pour vous un graphique d'information dans lequel vous pourrez appréhender les termes importants du monde de la comptabilité et comprendre les rapports entre ces derniers. 


3.    Garder son calme et travailler de manière consciencieuse

 

La régularité est l'aspect le plus important pour une comptabilité en bonne et due forme. Nombreux sont les jeunes entrepreneurs gérant leur propre comptabilité, qui connaissent des sueurs froides en fin d'année, ne s'étant, à aucun moment de l'année, souciés de leurs livres comptables. Quiconque, dès le début, se donne pour discipline de réaliser sa comptabilité de manière quotidienne, pourra voir arriver la fin de l'exercice comptable en toute décontraction. Vous devez vous efforcer de comptabiliser les opérations effectuées durant la journée directement, d'en informer votre comptable ou, du moins, de les documenter et de les classer correctement. Par ailleurs, il vous est recommandé de vérifier à chaque fin de mois si tout a vraiment été documenté en bonne et due forme. Vous vous épargnerez alors des insomnies à l'approche de la fin de l'année. Ainsi, déjà dans les toutes premières phases de vie de l'entreprise, les start-up et les créateurs pourront s'éviter de connaître de premiers problèmes en matière de comptabilité. 
 

Veuillez cliquer sur l'image pour télécharger le graphique.

4.    Demandez de l'aide.

 

Rares sont les entrepreneurs qui, au début de leur carrière, sont capables de réaliser leur comptabilité tout seul. C'est pourquoi il existe de nombreux outils et adresses pour leur venir en aide. Tout d'abord, une évidence : trouvez un comptable en qui vous avez confiance et/ou utilisez un logiciel de comptabilité professionnel afin d'éviter de commettre des erreurs. N'hésitez pas à prendre contact avec Invest in Bavaria : nous vous aiderons dans votre recherche de partenaires. De manière générale, vous ne devriez jamais faire cavalier seul lors de la création d'une entreprise. Par ailleurs, ce n'est pas nécessaire car pour cela, l'État bavarois met à disposition de nombreux interlocuteurs. Les initiatives BayStartUP et Gründerland Bayern, par exemple, soutiennent les start-up et les jeunes entreprises dans leur phase de création. Par ailleurs, nous vous avons déjà prodigué des conseils quant à la manière de garantir le succès de votre entreprise en Bavière. N'hésitez pas à avoir recours à tous ces interlocuteurs ; certes, en tant que créateur d'entreprise ou start-up, vous serez confronté à des défis en matière de comptabilité, cependant, vous serez à même de les relever avec bravoure.