Wie die Buchhaltung gelingt: Tipps für Gründer

Bevor es los geht: Was ist überhaupt die Buchhaltung und wozu ist sie da?

Als Buchhaltung bezeichnet man die Organisationseinheit in einem Unternehmen, die sich mit der Buchführung beschäftigt. Diese wiederum ist die lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge. Sind Ihre Geschäftsbücher korrekt geführt, kann jeder, der sie zu lesen versteht, Ihr gesamtes Geschäftsjahr innerhalb kürzester Zeit überblicken und nachvollziehen. Bleiben jedoch Dinge unklar oder sind sogar Fehler in den Büchern zu finden, drohen Strafen. Alle großen Unternehmen und Kapitalgesellschaften in Deutschland sind buchführungspflichtig. Sie müssen also die sogenannte doppelte Buchführung betreiben und regelmäßig an das zuständige Finanzamt berichten. Für den Staat sind diese Meldungen wichtig, da er so nachvollziehen kann, ob ein Betrieb genügend Steuern zahlt. Die meisten Firmen nutzen das obligatorische Rechnungswesen so weit wie möglich zu ihrem Vorteil: Sie werten die eigenen Daten aus und können dadurch faktenbasierte Entscheidungen für die Zukunft treffen. Durch den präzisen Blick, den eine genaue Buchführung ermöglicht, zeigen sich oft Schwächen oder Stärken eines Unternehmens, die im normalen Betriebsalltag nicht auffallen. Durch diesen Prozess der Kostenüberwachung – er wird meist als Controlling bezeichnet – stellen Firmen sicher, dass sie nachhaltig finanziell stabil und erfolgreich bleiben. Im Endeffekt dienen Buchhaltung und Buchführung also zwei Zwecken: Erstens der Berichterstattung an Behörden und zweitens dem Überblick über das eigene Unternehmen. 

Was müssen Sie tun, um ordnungsmäßig Buch zu führen?

Egal ob Sie eine Buchhaltungssoftware oder einen Steuerberater nutzen, oder ob Sie selbst Ihre eigene Buchhaltung erledigen: Sie müssen einiges beachten und bestimmte Zusammenhänge verstehen. Sonst droht ein böses Erwachen bei der nächsten Betriebsprüfung. Wir haben 4 Buchhaltungstipps zusammengestellt, die besonders Gründer und Start-ups betreffen, aber fast allen Unternehmen einen Mehrwert bieten. Wer diese Ratschläge befolgt, dem wird die Buchführung deutlich leichter fallen. 

 
1.    Lernen Sie die Spielregeln 

In Deutschland legt man viel Wert auf korrekte Abläufe. Es gibt genaue Vorschriften, welche Dokumente wann wo sein müssen. Das sorgt für reibungslose Abwicklung von Geschäften, stellt aber manchmal eine Herausforderung für Unternehmer dar. Die gute Nachricht ist: Sie müssen sich nicht mit dem gesamten Rechtsapparat auseinandersetzen, um ein erfolgreiches Unternehmen führen zu können. Aber Sie sollten sich sehr genau mit allen Regelungen auskennen, die Sie, Ihr Geschäftsmodell und Ihr Unternehmen betreffen. Auch was die Buchhaltung angeht, gibt es einige Auflagen zu erfüllen. Wer das nicht schafft, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Besonders der Datenschutz und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ führen häufig zu Strafen. Die wichtigsten Vorschriften der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und der GoBD haben wir für Sie in zwei kurzen Listen zusammengefasst.

DSGVO

• Transparenz: Sie müssen Kunden und Partner darüber aufklären, wie Sie deren Daten verwenden.
• Zweckbindung: Sie dürfen keine Daten für einen Zweck verwenden, dem eine der betreffenden Parteien nicht zugestimmt hat.
• Datenbegrenzung: Sie dürfen nur die notwendigen personenbezogenen Daten einholen. 
• Löschung: Sie müssen jederzeit die Daten oder Teile der Daten löschen können, wenn eine betroffene Person oder der Gesetzgeber das verlangen. 
• Schulung: Sie müssen Ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen, um sie über die Anforderungen der DSGVO aufzuklären. 
• Datenschutzbeauftragter: Wenn bei Ihnen eine „erhebliche Verarbeitung personenbezogener Daten“ stattfindet, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen. 

GoBD

• Unveränderbarkeit: Ab dem Zeitpunkt der Buchung müssen Dokumente und Daten so gespeichert sein, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Jede Änderung muss exakt dokumentiert und alle Versionen vollständig aufbewahrt werden.
• Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Informationen müssen vollständig aufbewahrt werden.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Daten müssen zeitlich und logisch nachvollziehbar geordnet sein.
• Aufbewahrungsfristen: Bilanzen, Belege, Vor- und Nachberechnungen müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren. Eine kürzere Frist gilt nur für Handelsbriefe, hier genügen 6 Jahre.
• Verfügbarkeit: Alle Dokumente müssen über den geforderten Zeitraum jederzeit verfügbar und maschinell lesbar sein.
• Pünktlichkeit: Buchungen müssen üblicherweise innerhalb von 8-10 Tagen nach dem Geschäftsvorfall getätigt werden. Spätestens zum Ende des Folgemonats muss die finale Buchung erfolgen.

Für DSGVO und GoBD gilt:
 

• Auskunftspflicht: Ein Unternehmen muss jederzeit Auskunft darüber geben können, wie welche Daten zu welchem Zweck von wem wo wie lange gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat. Auskunft kann nicht nur der Datenschutzbeauftragte verlangen, sondern auch jeder Kunde kann jederzeit erfragen, welche Daten von ihm gespeichert sind und wer darauf Zugriff bekommt. Auch, unter welchen Bedingungen und innerhalb welchen Zeitraums eine Datenlöschung erfolgt oder erfolgen kann muss hier mitgeteilt werden. Diese Auskunftspflicht gilt auch in Bezug auf die Buchhaltung: Falls ein Bilanzprüfer fragt, wie welche Daten wo durch wen wie lange gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat, muss das Unternehmen Auskunft geben können.   

Auch wenn die DSGVO keinen direkten Einfluss auf die Buchführung hat, muss sie stets zumindest im Hinterkopf präsent sein. Da ein Kunde stets die Löschung der eigenen Daten verlangen könnte, muss die Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle separat speichern und der Kunde muss gegebenenfalls auf Daten aufmerksam gemacht werden, welche das Unternehmen aus juristischen Gründen noch lange speichern wird. Ein einfaches Beispiel dafür ist die Bankverbindung des Kunden: Diese ist personenbezogen und muss aufgrund der GoBD 10 Jahre lang gespeichert werden und dabei maschinell lesbar sein. Falls ein Kunde verlangt, sämtliche ihn betreffenden Daten zu löschen, muss er darauf aufmerksam gemacht werden, dass das nur begrenzt möglich ist. Sonst entstehen Lücken in der Buchführung, die zu empfindlichen Strafen führen können.